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仕事の効率をアップさせたいですか?

オフィスでの仕事が、面倒くさいと思ったことはありませんか?

同じだけの仕事量でも、なかなか作業が進まない人と、さっさと済ませて定時に退社できる人がいます。その違いはなんでしょう?

スキルの違い?パソコンの性能の違い?

それは、物と業務を整理整頓できるかできないかの違いです。

仕事をスムーズに進めることができるように、物と業務の仕分けをしてみましょう。

ストレス、減りますよ♡

仕事をしやすい環境をつくる

デスクの上の位置関係をスマートに

電話がなったらすぐに電話がとれる。メモをしようとしたら、すぐにメモ用紙とペンがとれる。そんな単純な作業を妨害するものが机の上にあってはいけませんね。

書類は、必要なものをすぐに見分けることができるように整理しましょう。
並んだファイルを考えずに一目で手にとることができるように、ラベルシールなどでファイルを分類するのがコツです。

探すというのはとても面倒くさくて意外に時間がかかるものなのです。

保管するものはすぐにファイルに入れるのですが、ちょっと残しておきたい、すぐには捨てられない資料は?

保留ボックスを作ってそこにどんどん入れましょう。1か月たったものから処分するなどのルールを作るといいですね。おそらくもう必要ないだろうけれど、念のために保管しておきたい書類を入れるボックスです。

書類以外の個人的なものは?

これもボックスなどで一か所に集めて、いっぱいになったら家に持ち帰るのを癖にするといいですね。

物をしまう場所は?

電話は、受話器を取る習慣がある手の側におきます。

メモは、右利きの場合は右に。
    何かしながらでも片手で用意できるます。

文房具 机の上にでているものは何かひとつだけ!と決めましょう。
    あとは一番上の引出の中・・・以外には置かない!と決めます。

そして♡

一番上の引出 よく使うものや予備の文房具

二番目の引出 名刺などのボリュームがあるもの

三番目の引出 カテゴリーごとに分類した書類
       立てて入るようにボックスを使います。

膝の上の引出 やりかけの仕事に関する資料など、すぐに見たいもの。

このように仕分けをすると、考えなくても物が探せるようになります。


時間を整理しよう!

TODOリストに一工夫

やることをメモするTODOリスト
私は付箋を活用しています。

仕事の種類ごとに色分けをしていますが、数字を書いて区別もしています。

たとえば
① 緊急で重要
② 緊急だけど重要ではない
③ 重要だけど緊急ではない
④ どちらでもない

メモをする時に付箋を選べば、処理をする順番が一瞬で決められます。

こういう習慣をつけるのが、順番を考えるという無駄な時間を減らすコツです。

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